Fehlzeitenmanagement

Fehlzeitenmanagement im Unternehmen

Sie bemerken, dass der Krankenstand eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin im Vergleich zu den Vorjahren signifikant angestiegen ist?
Wir verhelfen Ihnen zu einem effektiven Rückkehrer-Gespräch!

 

Analyse der Ursache

Ein Rückkehrer-Gespräch sollte im Rahmen des Fehlzeitenmanagements stattfinden, um konstruktiv Hilfestellungen zur Lösung von Problemen anzubieten. Es bedarf in jedwedem Fall einer genauen Betrachtung, um zu eruieren, ob es sich hinsichtlich des Krankenstandes um betriebliche oder außerbetriebliche Ursachen handelt. 

Betriebliche Ursachen umfassen dabei:                                                  

  • Unternehmenskultur, Betriebsklima 
  • wirtschaftliche Lage, Betriebsgröße 
  • Führungsstil, Wertschätzung
  • Gesundheitsmanagement
  • Entgeltsystem, Arbeitsplatzrisiko
  • Über – / Unterforderung

Dem gegenüber stehen außerbetriebliche Ursachen:

  • private Situation des Arbeitnehmers/ der Arbeitnehmerin
  • Alter, Gesundheitszustand, Freizeitverhalten
  • Nebentätigkeiten, Ausbildung, Qualifikation
  • “Status” im Unternehmen
  • Umwelteinflüsse
  • sonstige Verpflichtungen

Vorbereitung des Gesprächs

Ein erfolgreiches Gespräch kann nur dann stattfinden, wenn das Fehlzeitengespräch gründlich vorbereitet wurde. Es muss von qualifizierten Führungskräften wahrgenommen werden, welche nicht nur rein fachlich ein Vorbild darstellen sollten, sondern auch hinsichtlich ihrer sozialen Kompetenz. Es sollte bereits am ersten Tag der Rückkehr des Mitarbeiters geführt werden!
Hinsichtlich der vorliegenden Situation (der Hintergrund der häufigen Fehlzeiten ist unklar) sollte das Gespräch intensiver verlaufen (im Gegensatz zu einem Gespräch nach der Rückkehr eines Mitarbeiters, welcher aufgrund eines gebrochenen Armes eine Zeit lang ausfiel). 
 
Das Gespräch darf unter keinen Umständen eine drohende oder angsteinflößende Wirkung haben, sondern sollte positiv, offen und zielorientiert ablaufen.  

 

Konzept des Gesprächs

Innerhalb der Vorbereitung müssen einige Punkte beachtet und analysiert werden.  
Zunächst sollte man sich über die Mitarbeiterin informieren und ein Konzept für das Gespräch erstellen:

Buchen Sie einen separaten, abschließbaren Raum in ruhiger Umgebung und eliminieren Sie etwaige Störungen (bspw. Telefonklingeln, Türklopfen).  
Hinsichtlich des Konzeptes für das Gespräch empfiehlt es sich, dass Sie vorher einige Informationen über die Mitarbeiterin einholen. Hierzu gehören:

  • der Grund der Fehlzeiten (Ist dieser eventuell schon bekannt?)
  • der Charakter der Mitarbeiterin (Wie kann ich vorgehen und kommunizieren?) sowie
  • das Ziel des Gespräches (Was möchte ich mit diesem Gespräch bezwecken?)

    Des Weiteren wäre zu prüfen, ob es im Unternehmen einen Betriebsrat gibt. Falls ja, muss dieser beim Rückkehrer-Gespräch anwesend sein, damit die Rechte des Arbeitnehmers gewahrt werden und der Arbeitgeber keine unzulässigen Fragen stellt! 

Ablauf

 
Beim Rückkehrgespräch sollten Sie Ihren Mitarbeiter / Ihre Mitarbeiterin zunächst freundlich begrüßen und ihm / ihr klar machen, dass man sich über die Genesung bzw. die Rückkehr sehr freut. Zum Einstieg kann man ihm / ihr wichtige Informationen und Neuerungen, welche er / sie während seiner / ihrer Abwesenheit verpasst hat, aufzeigen. Als dann sollte man nicht in Floskeln verfallen, sondern den Grund des Gespräches darlegen und dies offen, klar und taktvoll ansprechen. Wichtig ist hierbei, dass man dem Mitarbeiter / der Mitarbeiterin nichts unterstellt (bspw. die Anzweiflung der Krankheit) und das Gespräch ruhig und freundlich führt!
Fragen Sie Ihren Mitarbeiter / Ihre Mitarbeiterin gerne nach seinem / ihrem aktuellen Befinden (Beachten Sie hierbei, dass Ihr Mitarbeiter / Ihre Mitarbeiterin dies nicht beantworten muss). Zu diesem Zeitpunkt des Gespräches kann man dann erfragen, ob die Abwesenheit betriebliche oder außerbetriebliche Gründe aufweist (wichtig zu erwähnen ist hier, dass im Vorhinein eruiert werden sollte, ob es zu generellen Fehlzeiten im Team kam).

Ziel des Gesprächs

Sobald die Mitarbeiterin selbstständig die Gründe ihrer Abwesenheit nennt, sollte man sich diese in Ruhe anhören und sie nicht unterbrechen. Das Gespräch sollte jedoch in Form eines Dialoges (und nicht Monologes) geführt werden und die Mitarbeiterin sollte in Überlegungen mit einbezogen werden (bspw. „Lassen Sie uns gemeinsam überlegen, was zu tun ist und wie wir dieses Problem lösen können“). Hier sollte betont werden, dass man bereit ist, zu helfen, sofern die Möglichkeit dazu gegeben ist! 
Die Äußerungen der Mitarbeiterin sollten zudem noch einmal von einem selbst wiederholt werden, damit es nicht zu Unklarheiten oder Missverständnissen kommt.  
 
Zum Ende des Gespräches sollten Vereinbarungen mit festen Terminen vereinbart und die Gesprächsergebnisse zusammengefasst werden. Hierzu bietet es sich an, einen Folgetermin festzulegen. Das gesamte Gespräch sollte zudem als Nachweis protokolliert werden. Hier können wichtige Informationen zusammengetragen werden, die bei eventuellen späteren Gesprächen sinnvoll sein könnten.
 

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Senken Sie noch heute den Krankenstand Ihrer Mitarbeiter!